Описание вакансии
Санкт-Петербургский центр современной академической музыки reMusik.org ищет опытного профессионала на роль административного специалиста, оказывающий в работе исполнительному директору административную помощь. Эта должность требует динамичного и гибкого профессионала, проявляющего инициативу, который точно и в срок умеет выполнять возложенные на него обязанности.
Обязанности
● координация и контроль ежедневных задач: прием звонков, ведение графика встреч, организация и протоколирование совещаний, прием и обработка входящей и исходящей документации;
● сбор, анализ и свод информации, материалов, подготовка презентаций;
● подготовка смет и формирование отчетов согласно установленным срокам и формам в Excel;
● создает, обновляет оффлайн или онлайн-календари и расписания, а также информирует руководителя и соответствующих сотрудников о предстоящих встречах или мероприятиях;
● соблюдение конфиденциальности;
● работа с документами: подготовка договоров, регистрация заявок на конкурсы фонда, проверка заявок на соответствие формальным требованиям, проверка данных договоров и отчетов, подготовка итоговой отчетности;
● представляет reMusik.org при взаимодействии с гостями, артистами, персоналом и студентами;
● организация и оформление командировок;
● координация спецпроектов и выполнение особых поручений музыкального директора.
Навыки и квалификация
● высшее образование;
● опыт подготовки заявок на гранты и получения грантового финансирования;
● коммуникабельность, грамотность, исполнительность, стрессоустойчивость;
● дисциплинированный и детальный подход к каждой задаче;
● способность управлять несколькими проектами одновременно, строго соблюдая установленные сроки и находя оптимальные подходы к решению проблем;
● умение правильно расставлять приоритеты и принимать независимые решения в ходе работы над многочисленными проектами;
● инициативность, готовность брать ответственность за качество и сроки готового продукта.
Требования
● желание решать нетривиальные задачи (самостоятельно и в команде);
● безупречное знание русского языка. Также необходимо понимание социального и культурного контекста России;
● обязательный высокий уровень владения английским языком (не ниже Advanced). Знание других языков приветствуется;
● знания операционного менеджмента;
● превосходные навыки делового общения и публичных выступлений;
● умение быстро принимать решения и эффективно справляться с проблемами в условиях многозадачности;
● способность найти в интернете любую информацию и владение офисным программным обеспечением (MS Word, Excel и т. д.). Знание графических программ является плюсом;
● отличные организационные и лидерские навыки.
Условия
● полный / неполный рабочий день;
● ненормированный рабочий график;
● возможны командировки.